Lempelse delegerede i hændelsen

Deltage i en stor konference i en storby som London var et skræmmende perspektiv for Geri Hunter. Hun var altid temmelig nervøs over disse begivenheder alligevel, selvom hun indså den enorme fordel hun modtog fra netværk og at holde sig ajour med de nyeste trends. Den seneste terrorbomberne tilføje ikke meget til hendes ro i sindet enten.

Fordi du ikke vil vide, præcis hvilken sindsstemning dine delegerede er i, mens de venter på starten af begivenheden, er det vigtigt, at oplægsholdere åbning ord orientere publikum til at grunde til at holde hændelsen. De bør vende tilbage til det oprindelige formål og bør omfatte følgende:

• Der er folk kører hændelsen?

• Hvorfor er det blevet organiseret?

• Hvad bør delegerede forvente at få fra det?

• Hvordan vil begivenheden blive kørt?

• Hvor i spillestedet elementer af begivenheden, der afholdes?

• Hvornår betydelige aktiviteter og pauser sker der?

Denne velkomsttale bør være godt indøvet og ordet perfekt, leveret i en up-beat tone at sætte energi niveau for dagen ellers kan du miste publikum før du selv har begyndt.

Sikkerhed og komfort

Som arrangørerne er du ansvarlig for at sikre, at dit publikum forstår proceduren evakuering i tilfælde af brand, oversvømmelse eller andre nødsituationer og for at kontrollere, at alle har taget højde. Finde en måde at integrere denne information i starten af arrangementet og omfatter oplysninger om rygeområder, toiletter og også identificere en Medarbejderliste administration som en central kontaktperson for eventuelle forespørgsler.

Nogle steder sat rumtemperaturen i begyndelsen af dagen til et lavt niveau i fuld viden at det vil stige naturligt i løbet af den første time. Det betaler sig at erkende dette og at empathize med publikum, bede dem om at lade dig vide, hvis rumtemperaturen bliver ubehageligt kolde eller varme, således at du kan gøre noget ved det. Sige “Fordi vi ikke sidder stadig som om du vil være, kan det være vanskeligt for os at vurdere, om rummet er komfortabel.”

Tidtagning og fleksibilitet

Hændelsen bevæger sig, kan du finde at de oprindelige tidsindstillinger var lidt optimistisk og du ikke gonna komplet sektioner før de annoncerede pause tider. Hvis dette sker, være ærlig med publikum. De er sandsynligvis mere bevidst end du er, at tingene glider. Uanset hvad du gør, holde religiøst til pause gange. De er vigtige for at øge publikum energi, og kritisk, spillestedet er allerede programmeret til at få varme drikkevarer og mad til dig på disse tidspunkter. Ændre pauser på flugt kan forårsage langt større nedfald end at ændre indholdet af hændelsen. Brug pausetid til at tage pejling fra publikum om, hvilke materiale kan skæres og kompenseres på andre måder.

Først og fremmest være fleksibel i din event management og være parat til at gøre nogle akut kirurgi til præsentationer senere på dagen.